山形県中小企業団体中央会
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ホーム > WEB会議システムを活用した総会・理事会の開催と新しい総会制度導入ガイドについて

令和3年5月14日付で中小企業等協同組合法施行規則、中小企業団体の組織に関する法律施行規則、商店街振興組合法施行規則が改正されました。

今回の改正では、定款変更を行い、所管行政庁の認可を受けることによって、従来は、総会及び理事会のいずれも、改正前の上記の法律・施行規則では議事録に開催「場所」について記載することが求められていたため、不可能であったWEB会議システム等の手段を用いた方法による出席者のみで開催する総会等（バーチャルオンリー型組合総会・理事会）を開催することが可能になりました。詳しい内容は以下の通りです。

※なお、生活衛生同業組合の関連法規則の改正は行われなかったため、生活衛生同業組合ではバーチャルオンリー型での開催は出来ません。

１．バーチャル組合総会の種類

バーチャル組合総会・理事会

２．バーチャルオンリー型組合総会・理事会の開催手続き

ほとんどの組合では、定款上に「場所」に関する規定があるため、バーチャルオンリー型組合総会・理事会の開催には、定款の以下の箇所を変更する必要があります。定款変更が必要なため、バーチャルオンリー型で開催可能となるのは、所管行政庁の認可後になりますので、ご注意ください。　定款変更を検討される場合は、本会までご相談くださいますようお願いいたします。

３．WEB会議システム等を使った総会・理事会の開催に関する主な留意点

ハイブリッド型・バーチャルオンリー型を問わずWEB会議システム等を用いるバーチャル組合総会・理事会についての主な留意点は以下の通りです。これまでと同様に、法令を遵守し、組合員に参加の機会を奪うことのないように注意し、新しい形の総会・理事会を運営する必要があります。

  1. バーチャル組合総会を適切に開催するためには、従来通りの物理的に集まる場合と同程度の意思疎通が可能な状態にする必要があります。
  2. ネット環境が無いなど出席が困難な組合員が出席する機会を奪うことのないよう、全組合員に配慮した上で開催する必要があります。
  3. 出席に必要なＩＤやパスワードも、法の定める招集手続きにおいて、通知すべき事項の一つです。これらも資料と共に、会日の10日前までに参加者に通知を行う必要があります。
  4. 通信障害等が生じた場合、総会出席者数の確認・議長の選任・議事の運営・議決権数の確認等に支障をきたす恐れがあるため、通信障害を発生させないための対策と生じた際の対応が求められます。
  5. 役員選挙の際に、バーチャル出席者による無記名投票と匿名性が担保できるシステム・サービスの利用と、その仕様に合わせた手続きに関する規約の制定又は改定をすることが必要となります。

４．定款変更記載例（新旧対照表）

【参考】事業協同組合の例（『バーチャル組合総会／理事会開催に関する実務指針』より抜粋）

新 旧
総会招集の手続き

第４１条　総会の招集は、会日の１０日前までに到達するように、会議の目的となる事項及びその内容並びに日時及び場所（当該総会の場所を定める場合に限り、当該場所に存しない組合員が当該総会に出席する方法を含む。）又は開催の方法（当該総会の場所を定めない場合に限り、組合員が当該総会に出席するために必要な事項を含む。）を記載した書面を各組合員に発してするものとする。また、通常総会の招集に際しては、決算関係書類、事業報告書及び監査報告を併せて提供するものとする。

２～７（略）

第４１条　総会の招集は、会日の１０日前までに到達するように、会議の目的となる事項及びその内容並びに日時及び場所を記載した書面を各組合員に発してするものとする。また、通常総会の招集に際しては、決算関係書類、事業報告書及び監査報告を併せて提供するものとする。

２～７（略）
総会の議事録 第４８条（略）

２ 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載しなければならない。

  1. （略）
  2. 開催日時及び場所（総会の場所を定めた場合に限る。）又は開催の方法（総会の場所を定めなかった場合に限る。）
(3)～(11)（略） 		第４８条（略）

２ 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載しなければならない。

  1. （略）
  2. 開催日時及び場所
(3）～(11)（略）
理事会の議長及び議事録 第５３条（略）
２（略）

３ 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載するものとする。

  1. （略）
  2. 開催日時及び場所（理事会の場所を定めた場合に限る。）又は開催の方法（理事会の場所を定めなかった場合に限る。）
(3)～(13)（略）
４（略） 		第５３条（略）
２（略）

３ 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載するものとする。

  1. （略）
  2. 開催日時及び場所
(3)～(13)（略）
４（略）

【定款変更の手順】

  1. 理事会招集
  2. 理事会での通常総会又は臨時総会上程議案の審議
  3. 通常総会又は臨時総会招集通知の発出
  4. 通常総会又は臨時総会での議決

    ※定款変更は「特別議決」であるため、総組合員の半数以上が出席し、その議決権の３分の２以上の多数による議決が必要

  5. 定款変更の認可申請
  6. 認可書を交付
    ※認可書が組合に到着したときから効力が発生

【定款変更認可申請に必要な書類】

  • 中小企業等協同組合定款変更認可申請書
  • 定款変更理由書
  • 定款中の変更しようとする箇所を記載した書面
    （定款変更条文新旧対照表）
  • 総会議事録

WEB会議システム等を使った総会・理事会を検討する場合、「新しい総会制度導入ガイド」もご参照いただきますようお願いいたします。

お問合せ先：連携支援部　023-647-0360／庄内支所　0234-22-4945


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