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年度末における組合事務処理について

通常総会までに行う事務処理
1)決算関係書類の作成
 組合は、毎年決算関係書類及び事業報告書を作成しなければなりません。組合の決算関係書類とは、「財産目録」「貸借対照表」「損益計算書」「剰余金処分案又は損失処理案」をいいます。
 事業報告書及び決算関係書類の作成に際しての参考書として「中小企業等協同組合会計基準」があります。

2)決算関係書類の監事への提出
 組合は、「決算関係書類」「事業報告書」について、監事の監査を受けなければなりません。
 監事は、受領した「決算関係書類」「事業報告書」について、監査方法・内容等を記載した監査報告を作成し、理事に対し「決算関係書類」「事業報告書」の全部を受領した日から4週間経過した日若しくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日までに監査報告の内容を通知しなければなりません。
  • 監事の監査権限を会計に関するものに限定した組合の監事は、「事業報告書」の監査権限がないことを明らかにした監査報告を作成しなければなりません。
  • 監査期限は、監事と理事の合意があったとしても4週間を下回る期間をあらかじめ定めることはできません。ただし、4週間を下回る期間内に監事が理事に監査報告を通知すれば、その時点で監査を受けたこととなります。

3)出資金の変更登記
 決算時の出資金額が、登記済みの金額と変更がある場合には、事業年度終了後4週間以内に所管の法務局において出資金の変更登記が必要です。

4)理事会招集通知の発出
 理事長は、理事会の会日の1週間前までに、各理事に対し理事会招集通知を発出しなければなりません。

5)理事会の開催
 理事会においては、通常総会の開催(日時、場所等)及び総会議案の議決をするとともに、監事の監査を受けた「決算関係書類」「事業報告書」の承認を行います。
  • 定款変更を行う場合は、事前に本会へご相談下さい。変更内容によっては、所管行政庁との事前協議が必要となる場合があります。

6)決算関係書類及び事業報告書の備置き
 組合は、通常総会の会日の2週間前までに、「決算関係書類」「事業報告書」を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置き、組合員の閲覧に供します。

7)通常総会招集通知の発出・決算関係書類、事業報告書及び監査報告の提供
 理事長は、通常総会の会日の10日前までに組合員に到達するよう、総会招集通知を発出します。総会招集通知には、会議の日時、場所のほか議案等会議の目的たる事項を示すとともに、理事会の承認を受けた「決算関係書類」「事業報告書」及び「監査報告」を添付し、組合員に提供しなければなりません。

8)通常総会の開催・理事会の開催
 通常総会における最低必要議案は、次のとおりです。
  • 事業報告書及び決算関係書類承認の件
  • 事業計画及び収支予算決定の件
  • 経費の賦課並びに徴収方法決定の件
  • 借入金残高の最高限度決定の件
  • 手数料の最高限度決定の件
  • 役員報酬決定の件
  • 役員改選の件(役員改選がある場合)
  • 定款一部変更の件(定款変更がある場合)
 理事会は、総会で役員改選が行われた場合、役付理事(代表理事、副理事長、専務理事等)の選任のため開催します。


通常総会後に行う事務処理
1)税務申告及び納税
 総会終了後、事業年度終了の日から2ヶ月以内に通常総会で確定した決算に基づき税務計算を行い、所轄税務署、県、市町村に法人税、県民税、事業税、市町村民税及び消費税の確定申告を行い、納税します。

2)議事録の作成
 通常総会後、速やかに通常総会議事録及び理事会議事録(開催した場合)を作成します。

3)決算関係書類の行政庁への提出
 通常総会終了後、2週間以内に決算関係書類を所管行政庁へ提出しなければなりません。
    提出書類
  • 決算関係書類提出書
  • 事業報告書、財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案、監査報告
  • 総会議事録の写し
    提出部数
  • 3部  本会へ提出して下さい。

4)役員変更届の行政庁への提出
 役員の変更があった場合、変更のあった日から2週間以内に、役員変更届を所管行政庁へ提出しなければなりません。
    提出書類
  • 役員変更届出書
  • 変更した事項を記載した書面
  • 変更の年月日及び理由を記載した書面
  • 総会議事録の写し
  • 理事会議事録の写し
    提出部数
  • 3部  本会へ提出して下さい。

5)代表理事の変更登記
 代表理事の変更(任期満了による改選で同じ人物が再選された場合も含む。)があった場合、就任した日から2週間以内に法務局へ登記する必要があります。

6)定款変更の認可申請及び登記
 通常総会で定款を変更した場合には、速かに所管行政庁に定款変更認可申請をして認可を受けなければ効力が発生しません。そして変更した条項が登記記載事項である場合、定款変更認可後2週間以内に変更登記が必要です。
    申請書類
  • 定款変更認可申請書
  • 変更理由書
  • 変更箇所を記載した書面
  • 定款変更を議決した総会又は総代会の議事録
  • 定款変更前・変更後の事業計画書又は収支予算書(変更が事業又は予算に関わる時)
    申請部数
  • 4部  本会へ提出して下さい。


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